Die digitale Überlieferung staatlicher Rechtsdokumente stellt Archive zunehmend vor komplexe technische, rechtliche und organisatorische Herausforderungen. Besonders die Archivierung qualifiziert elektronisch signierter Verlautbarungen – wie Landesgesetzblätter oder Amtsblätter – verlangt nach klar definierten, revisionssicheren und zugleich effizient automatisierbaren Prozessen.
Im Rahmen des Projekts „Ein digitales Gedächtnis für Oberösterreich“ wurde daher zunächst ein Konzept entwickelt, das sowohl den Anforderungen des Oö. Archivgesetzes und des Oö. Verlautbarungsgesetzes als auch archivwissenschaftlichen Standards gerecht wird. Der folgende Beitrag gibt Einblick in die 2025 fertig gestellte Entwicklung, Umsetzung und Bedeutung dieser Workflows.
Das Landesgesetzblatt für Oberösterreich (LGBl.) sowie die Amtsblätter der 15 Bezirkshauptmannschaften (ABl.) werden seit 2015 bzw. 2022 im Rechtsinformationssystem des Bundes (RIS) authentisch elektronisch kundgemacht. Für das Oö. Landesarchiv ergibt sich daraus die Pflicht, sowohl analoge Fassungen in Papierform als auch digitale Fassungen mit elektronischer Amtssignatur zu archivieren.
Im 2024 abgeschlossenen Projekt „Ein digitales Gedächtnis für Oberösterreich“ wurde ein entsprechendes Konzept erstellt und zwischen Jänner und Juli 2025 technisch mit Cosmos Preservation umgesetzt. Ziel war es, einen weitgehend automatisierten Workflow für die digitale Übernahme und automatisierte Erschließung der Unterlagen zu entwickeln.
Da die Dokumente im RIS als signierte PDF-Dateien bereitstehen und gemäß Oö. Verlautbarungsgesetz nach ihrer Erstellung nicht mehr verändert oder gelöscht werden dürfen, ergaben sich spezifische technische Rahmenbedingungen. Zudem sind Signaturzertifikate nur fünf Jahre gültig; viele ältere Dokumente wurden bislang nicht nachsigniert.
Es wurde daher festgelegt, dass das Oö. Landesarchiv ausschließlich den Zustand zum Zeitpunkt der Übernahme dokumentieren kann. Die gesamte Workflow-Konzeption orientiert sich an diesem Grundsatz.
Für die Archivierung wurden zwei Workflows eingerichtet – einer für das Oö. Landesgesetzblatt, einer für die Amtsblätter.
Übernahme aus dem RIS:
Diese Elemente werden über zwei separate Schnittstellen per Request aus dem RIS abgeholt und zu Submission Information Packages (SIP) verarbeitet. Verwaltungsmetadaten wie Gesetzestitel oder Kundmachungsdatum werden über eine zweite Schnittstelle geladen und anhand der Gesetzesnummer zugeordnet.
Die Anzahl der abzurufenden Gesetzes- oder Amtsblattnummern kann individuell über Parameter gesteuert werden – vom Einzelabruf bis zum kompletten Jahresbestand.
Nach der Paketbildung erfolgt automatisch die Signaturprüfung über das RTR-Signaturprüfservice. Zurückgeliefert werden:
Diese Informationen werden sowohl in den technischen Metadaten (PREMIS-Event) als auch in METS/RDF erfasst. Der Prüfbericht wird zusätzlich als BASE64-kodierter String gespeichert, um die langfristige Lesbarkeit zu gewährleisten.
Für das originale signierte PDF-Dokument wird eine erste Repräsentation in einem geeigneten Langzeitformat erstellt, ohne das Original zu verändern. Nach Evaluierung verschiedener PUIDs fiel die Wahl auf PDF/A-2u (fmt/478).
Diese Erweiterung folgt Records in Contexts und unterstützt zukünftige Bestandserhaltungsmaßnahmen (preservation actions).
Um Synergien zu nutzen, werden die Erschließungsmetadaten für die analogen Fassungen (Papier mit Stempel und handschriftlicher Unterschrifte) automatisiert mitgeneriert. Da sich die analoge und digitale Fassung nur im Trägermaterial und der Art der Signatur unterscheiden, entsteht eine hohe Effizienz und Einheitlichkeit.
Im letzten Schritt werden die Pakete mit ihren RiC-konformen Metadaten in das Repository (docuteam Box) ingestiert.
Die entwickelten Workflows sind richtungsweisend für künftige Archivierungsverfahren digital signierter Unterlagen. Sie vereinen:
Dank drei österreichischer Open-Government-Schnittstellen.
Frühe Sicherung essenzieller Metadaten + Repräsentationserstellung.
Durch transparente Metadokumentation und Unveränderbarkeit des Originals.
Die Nutzer:innen können den gesamten Weg eines Dokuments vom RIS ins digitale Archiv nachvollziehen und rechtsrelevante Inhalte gesichert einsehen. Seit Produktivnahme Ende Juli 2025 wurden alle bisherigen Nummern des Landesgesetzblattes und der Amtsblätter erfolgreich ingestiert.
Die digitale Archivierung des Landesgesetzblattes und der Amtsblätter in Oberösterreich zeigt, wie moderne Archivierung technische Anforderungen, Rechtsvorgaben und professionelle Standards miteinander verbinden kann.
Durch die Kombination aus Automatisierung, klarer Metadatendokumentation, nachhaltigen Archivformaten und der Einbettung in das Records-in-Contexts-Modell entsteht ein Workflow, der langfristige Verfügbarkeit, Rechtssicherheit und Benutzerfreundlichkeit gleichermaßen gewährleistet – und als Modell für weitere Archivierungsprojekte dienen kann.
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