Leitfaden für Troubleshooting des digitalen Langzeitarchivs

Für die Nutzung durch Mitarbeitende des Archivs

ℹ️ Hinweis zur Nutzung dieses Leitfadens
Dieser Leitfaden hilft Ihnen dabei, häufige Probleme selbst einzuordnen und entweder selbst zu lösen oder gezielt an die richtige Stelle weiterzuleiten.

ℹ️ Zuständigkeiten auf einen Blick:

  • 🏛️ Interne IT = IT-Abteilung des Archivs
  • 🔧 cosmos Preservation = Systemlieferant, erreichbar über das Ticketsystem
 

Fehlermeldungen auf einen Blick

Sie sehen eine Fehlermeldung im Feeder und möchten direkt zum richtigen Abschnitt springen? Suchen Sie unten nach einem Textteil der Meldung.

Fehlermeldung (Auszug)Abschnitt
Virus found in ...→ 4.1 Virenscan schlägt an
Socket Connect Exception ... clamd→ 4.2 ClamAV-Dienst nicht erreichbar
file migration returned with errors→ 4.3 Dateiumwandlung schlägt fehl
An invocation target exception occurred while migrating a file→ 4.3 Dateiumwandlung schlägt fehl
Illegal char <:>→ 4.4 Paketname enthält ungültige Zeichen
FileAlreadyExistsException→ 4.5 Paket bereits in Bearbeitung
File doesn't have a PUID→ 4.6 Dateiformat nicht erkannt
Could not find an extension for PUID→ 4.6 Dateiformat nicht erkannt
No PIDs found in the package→ 5.1 Keine PIDs im Paket gefunden
status code 410→ 5.2 Transaktion bereits abgeschlossen
cannot be transitioned because it is already committed→ 5.2 Transaktion bereits abgeschlossen
_a.startsWith is not a function→ 5.3 Interner Fehler im Speicherschritt
The system cannot find the file specified→ 7 Pfadlänge – Datei nicht gefunden
An invocation target exception occurred (bei Bild-, z. B. TIFF/JPEG-Dateien)→ 4.7 Bilddateien werden nicht konvertiert
Ingest would create duplicated Record resources→ 5.5 Fehlermeldung „duplizierte Records“
502 Bad Gateway / Zeitüberschreitung beim Öffnen der Box→ 12 Box (Archivzugang) nicht erreichbar

Inhaltsverzeichnis

1. Ist das Archivsystem erreichbar?

Was bedeutet das?

Das System ist gar nicht erreichbar – die Webseite öffnet sich nicht, es erscheint eine leere Seite oder die Meldung „Seite nicht verfügbar“.

Typische Anzeichen:

  • Die URL lässt sich im Browser nicht öffnen
  • Die Anmeldeseite erscheint nicht
  • Es erscheint eine Fehlermeldung wie „Diese Website ist nicht erreichbar“ oder „ERR_CONNECTION_REFUSED“

Was tun?

  • Prüfen, ob andere Webseiten im Browser funktionieren
  • Prüfen, ob Kolleginnen und Kollegen ebenfalls betroffen sind

Wenn das Problem mehrere Personen betrifft: → 🏛️ Interne IT informieren. Die IT prüft:

  • Serververfügbarkeit
  • Netzwerkverbindung
  • Datenbankdienste
  • Windows-Dienste auf dem Server

Wenn nur eine einzelne Person betroffen ist: → Netzwerkverbindung am eigenen Arbeitsplatz prüfen (z. B. VPN aktiv?), danach 🏛️ Interne IT kontaktieren.

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2. Ist die Anmeldung möglich?

Was bedeutet das?

Das System ist erreichbar, aber die Anmeldung schlägt fehl – es erscheint eine Fehlermeldung oder man kommt nicht in das System hinein.

Typische Anzeichen:

  • Fehlermeldung „Ungültige Anmeldedaten“
  • Die Anmeldemaske erscheint, aber nach dem Klick auf „Anmelden“ passiert nichts
  • Fehlermeldung: „Ihre Verbindung ist nicht privat“ (Zertifikatsfehler)

Was tun?

  • Benutzername korrekt geschrieben?
  • Passwort korrekt eingegeben (Großschreibung beachten)?
  • Funktionieren andere Anwendungen der Organisation?
  • Können Kolleginnen und Kollegen sich anmelden?

Wenn mehrere Personen betroffen sind: → 🏛️ Interne IT informieren. Mögliche Ursachen: Active Directory / LDAP, Single Sign-On, Benutzerverwaltung.

Bei Zertifikatsfehler (Meldung „Verbindung nicht privat“): → 🏛️ Interne IT kontaktieren. Das TLS-Zertifikat muss von der IT bereitgestellt und entweder selbst eingebaut oder 🔧 cosmos Preservation damit beauftragt werden.

ℹ️ Dies ist ein bekanntes Problem: Es liegt nicht am eigenen Gerät, sondern am Server.

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3. Langsame Reaktion des Systems

Was bedeutet das?

Das System ist erreichbar und man kann sich anmelden, aber alles reagiert sehr träge oder Aktionen brauchen ungewöhnlich lange.

Was tun?

  • Betrifft das Problem mehrere Benutzerinnen und Benutzer?
  • Sind auch andere Anwendungen (z. B. E-Mail, Intranet) langsam?

Wenn auch andere Anwendungen betroffen sind: → 🏛️ Interne IT kontaktieren. Es liegt wahrscheinlich an der Netzwerk- oder Serverinfrastruktur.

Wenn nur das Archivsystem langsam ist: → 🔧 cosmos Preservation kontaktieren. Hinweis: Bei sehr großen Paketen (viele Ordner, viele Metadaten) sind längere Laufzeiten normal – siehe auch Abschnitt 6.

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4. Fehler beim Ingest (Einspielung von Ablieferungspaketen)

Dieser Abschnitt behandelt Fehler, die im docuteam feeder sichtbar werden, wenn ein Workflow fehlschlägt. Die technischen Fehlermeldungen sind unten in vereinfachter Sprache erklärt.

4.1 Virenscan schlägt an

Was sehe ich im System?

Im Feeder erscheint ein fehlgeschlagener Workflow mit dem Schritt „Quality Assurance: virus check“. In der Fehlermeldung steht sinngemäß:

WARN ... Virus found in '...' ... PUA.Pdf.Exploit.CVE_2013_0624 FOUND

Was bedeutet das in einfachen Worten? Das System prüft alle Dateien im Paket auf Viren. Dabei meldet das Antivirusprogramm (ClamAV), dass es in einer oder mehreren Dateien – meist MSG-Dateien (E-Mails) – etwas Verdächtiges gefunden hat. In den meisten Fällen handelt es sich dabei um einen Fehlalarm: Die Dateien sind tatsächlich harmlos, werden aber aufgrund ihres Alters oder ihrer Struktur fälschlicherweise markiert.

Was tun?

Schritt 1 – Datei prüfen

  • Die betroffene Datei aus der Fehlermeldung identifizieren
  • Prüfen: Handelt es sich um eine alte MSG-Datei (E-Mail)?

Wenn ja – alter Fehlalarm: Das Antivirusprogramm markiert sehr alte E-Mail-Dateien fälschlicherweise. Die Datei ist harmlos. → 🔧 cosmos Preservation kontaktieren.

Wenn nein – unbekannte oder verdächtige Datei: Die Datei aus dem Paket entfernen. Das kann das Archiv selbst tun (z. B. mit dem Packer, wie in Abschnitt 4.3 beschrieben). Danach den Workflow neu starten.

Informationen für das Ticket (falls cosmos Preservation kontaktiert wird):

  • Name des Pakets (SIP-Name)
  • Exakte Fehlermeldung aus dem Feeder (Screenshot oder Copy-Paste)
  • Handelt es sich um eine alte MSG-Datei?

ℹ️ Hintergrund: Das Antivirusprogramm erkennt ein altes Sicherheitsmuster (CVE-2013-0624) in E-Mail-Anhängen. Dieses Muster ist in sehr alten Dokumenten häufig vorhanden und stellt in einer Archivumgebung in der Regel keine echte Gefahr dar. cosmos Preservation behebt das durch Anpassung der Scan-Konfiguration.

4.2 ClamAV-Dienst nicht erreichbar

Was sehe ich im System?

Im Feeder erscheint ein fehlgeschlagener Workflow mit dem Schritt „Quality Assurance: virus check“. In der Fehlermeldung steht sinngemäß:

ERROR ... A Socket Connect Exception occurred - maybe the clamd virus check service is not running?
ERROR ... Not all of the files passed the virus scan.

Was bedeutet das in einfachen Worten? Das Antivirusprogramm (ClamAV) auf dem Server ist nicht aktiv oder reagiert nicht. Das kann passieren, wenn der Server neu gestartet wurde oder wenn der Dienst aus einem anderen Grund gestoppt wurde. Das Problem liegt also nicht an der Ablieferung selbst, sondern am Server.

Ein weiterer möglicher Grund: Das Antivirusprogramm konnte eine sehr große Datei nicht verarbeiten, weil die erlaubte Dateigröße zu niedrig eingestellt war.

Was tun?

→ 🔧 cosmos Preservation kontaktieren.

Informationen für das Ticket:

  • Name des Pakets
  • Uhrzeit und Datum des Fehlers
  • Falls bekannt: Gab es kurz davor einen Serverneustart?

ℹ️ Bekannte Lösung: Neustart des ClamAV-Dienstes auf dem Server, oder Erhöhung der maximalen Dateigröße für den Virenscan (auf 2 GB). Beides wird durch cosmos Preservation durchgeführt.

4.3 Dateiumwandlung (File Migration) schlägt fehl

Was sehe ich im System?

Im Feeder erscheint ein fehlgeschlagener Workflow mit dem Schritt „Ingest: file migration“. Die Fehlermeldung enthält sinngemäß:

ERROR ... file migration returned with errors!
[(Dateiname.doc, 311: An invocation target exception occurred while migrating a file ...)]

Was bedeutet das in einfachen Worten? Beim Ingest werden Dateien (z. B. Word-, Excel-, PowerPoint-Dokumente) automatisch in ein Langzeitarchiv-Format (PDF/A) umgewandelt. Dieser Schritt ist fehlgeschlagen. Der Fehler liegt fast immer an der Konfiguration des Konvertierungsprogramms (PDFTools) auf dem Server und nicht an der Ablieferung selbst.

Häufig betroffene Dateitypen (aus bisherigen Erfahrungen):

  • Word: .doc, .docx, .dot, .dotx, .docm, .dotm
  • Excel: .xls, .xlsx, .xlsm, .xlsb, .xlt, .xltm, .xltx
  • PowerPoint: .ppt, .pptx, .pps, .ppsx, .pot, .potx, .pptm, .potm, .ppsm
  • Open Document: .odt, .odp, .ods
  • Weitere: .rtf
  • Kennwortgeschützte Dateien: Diese können grundsätzlich nicht konvertiert werden

Was tun?

Schritt 1 – Fachliche Prüfung im Archiv

  • Die betroffene Datei aus der Fehlermeldung identifizieren
  • Prüfen: Ist die Datei kennwortgeschützt? Wenn ja: Der Kennwortschutz muss vor der Ablieferung entfernt werden. Dies ist keine technische Fehlfunktion, sondern eine inhaltliche Anforderung – das Archiv kann verschlüsselte Dateien nicht verarbeiten.
  • Prüfen: Ist das Dateiformat eines der oben genannten? Ist die Datei inhaltlich in Ordnung?

Schritt 2 – Selbsthilfe mit dem Packer (bei Einzelfällen)

Wenn das Problem nur eine oder wenige Dateien betrifft, kann es mit dem docuteam Packer selbst behoben werden. Dazu die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung verwenden:

Vorbereitung

Das Paket aus 2_work in den Ordner 0_preparation/cp_Behebung_mit_Packer kopieren. Sollte der Ordner nicht vorhanden sein, kann man diesen erstellen.

Das Original-Paket in 2_work umbenennen (Präfix bk_ voranstellen), damit es nicht versehentlich weiterverarbeitet wird. Beispiel:

COO.1000.1000  →  bk_COO.1000.1000

Datei neu abspeichern

Im Feeder die Fehlermeldung aufrufen – dort steht der genaue Pfad zur fehlerhaften Datei.

Diesen Pfad im kopierten Paket unter 0_preparation/cp_Behebung_mit_Packer aufrufen und die betroffene Datei suchen. Falls der Pfad nicht vollständig angegeben ist, nach dem Dateinamen suchen.

Die Datei mit dem zugehörigen Programm (z. B. Word) öffnen und neu abspeichern:

  • Bei .dot-Dateien: mit derselben Endung abspeichern
  • Bei .doc-Dateien: sicherer als .docx abspeichern (Beispiel: Dokument.doc → Dokument.docx)
  • Der Dateiname muss identisch bleiben; der Speicherort ist beliebig, solange die Datei wiedergefunden werden kann

Datei mit Packer ersetzen

Packer starten – zu finden unter:

D:\docuteam\apps\packer\docuteam-packer-dist-jre-win-7.2.2_EDIDOC\docuteam-packer\docuteam packer.exe

Nach dem Start das Öffnen-Symbol klicken.

Es werden automatisch alle Pakete aus 0_preparation/cp_Behebung_mit_Packer angezeigt. Das gewünschte Paket auswählen und auf „Öffnen“ klicken.

Im Packer den entsprechenden Ordnerpfad zur fehlerhaften Datei öffnen.

Rechtsklick auf die betroffene Datei → „Ersetzen“ klicken.

Den Speicherort der neu abgespeicherten Ersatzdatei auswählen und auf „Öffnen“ klicken.

Rechts in der Ereignisanzeige wird ein „Replacement“ vermerkt – das bestätigt den erfolgreichen Ersatz.

Oben rechts auf „Paket → Speichern unter“ klicken und das Paket direkt in 2_work speichern.

Packer schließen, bevor der Workflow im Feeder neu gestartet wird.

Workflow neu starten

Im Feeder die fehlgeschlagene Ausführung aufrufen und neu starten.

Wenn das Problem regelmäßig oder bei vielen Paketen auftritt: → 🔧 cosmos Preservation kontaktieren, um gemeinsam eine dauerhafte Lösung zu finden (z. B. Anpassung der Serverkonfiguration, converter).

Informationen für das Ticket:

  • Name des Pakets (SIP-Name)
  • Welche Dateien sind betroffen? (Dateinamen aus der Fehlermeldung)
  • Welches Dateiformat ist betroffen? (z. B. .doc, .xlsx)
  • Was wurde bereits unternommen?

ℹ️ Achtung: Schlagen mehrere unterschiedliche Dateiformate gleichzeitig fehl (z. B. Word- und Excel-Dateien im selben Zeitraum), liegt das in der Regel nicht an einzelnen Dateien, sondern am Konvertierungsprogramm auf dem Server selbst. Bitte in diesem Fall direkt 🔧 cosmos Preservation kontaktieren, statt die Selbsthilfe mit dem Packer zu versuchen.

4.4 Paketname enthält ungültige Zeichen

Was sehe ich im System?

Im Feeder erscheint ein fehlgeschlagener Workflow mit dem Schritt „Ingest: convert an EDIDOC package into a Matterhorn METS SIP“. Die Fehlermeldung enthält sinngemäß:

Exception in thread "main" java.nio.file.InvalidPathException: Illegal char <:> at index 73: ...

Was bedeutet das in einfachen Worten? Das Paket, das aus dem ELAK exportiert wurde, hat einen Dateinamen, der Zeichen enthält, die im Windows-Dateisystem nicht erlaubt sind. Das häufigste Problem ist ein Doppelpunkt (:) oder ein Schrägstrich (/) im Paketnamen, der vom Exportprogramm aus ELAK in den Dateinamen übernommen wurde.

Beispiel: XML Export： PP-x／Landesgesetze_COO...edidoc (mit Sonderzeichen, die wie : und / aussehen, aber technisch anders sind)

Was tun?

  • Prüfen, welche Sonderzeichen im ELAK-Akten- oder Dokumententitel verwendet wurden
  • Wenn möglich: den Titel in ELAK bereinigen (Doppelpunkte, Schrägstriche, Sonderzeichen entfernen) und das Paket neu exportieren

Falls die Bereinigung nicht selbst möglich ist: → 🔧 cosmos Preservation kontaktieren.

Informationen für das Ticket:

  • Vollständiger Paketname (am besten aus der Fehlermeldung kopieren)
  • Welches Sonderzeichen ist das Problem?

4.5 Paket ist bereits in Bearbeitung (doppelte Einspielung)

Was sehe ich im System?

Im Feeder erscheint ein fehlgeschlagener Workflow mit dem Schritt „Ingest: convert an EDIDOC package into a Matterhorn METS SIP“. Die Fehlermeldung enthält sinngemäß:

Caused by: FileAlreadyExistsException: The name 'Paketname' is already used in folder '...\2_work'

Was bedeutet das in einfachen Worten? Ein Paket mit genau demselben Namen existiert bereits im Bearbeitungsbereich des Systems. Das passiert, wenn dasselbe Paket zweimal gestartet wurde – entweder weil ein früherer Durchlauf noch nicht abgeschlossen war oder weil der Workflow manuell erneut gestartet wurde, obwohl das Paket noch vorhanden ist.

Was tun?

  • Im Feeder prüfen: Gibt es bereits einen laufenden oder abgeschlossenen Durchlauf für dasselbe Paket?
  • Wurde der Workflow versehentlich doppelt gestartet?

Wenn ja: Warten, bis der erste Durchlauf abgeschlossen ist, und dann die zweite Ausführung abbrechen oder ignorieren.

Wenn das Paket im Bearbeitungsbereich hängen geblieben ist: → Den Ordner des Pakets in 2_work umbenennen oder entfernen und den Workflow neu starten. Tritt der Fehler danach erneut auf → 🔧 cosmos Preservation kontaktieren.

Informationen für das Ticket:

  • Name des Pakets
  • Wann wurde der erste Durchlauf gestartet? Wann der zweite?
  • Was wurde bereits unternommen, um das Problem zu beheben?
  • Befinden sich auf der Workbench im Hotfolder oder in 2_work doppelte Einträge?

4.6 Dateiformat nicht erkannt (Extension Check)

Was sehe ich im System?

Im Feeder erscheint ein fehlgeschlagener Workflow mit dem Schritt „Quality Assurance: check file extensions“. Die Fehlermeldung enthält sinngemäß:

ERROR ... Errors while checking extensions:
[(Dateiname.xml, 34, File doesn't have a PUID, cannot check for an extension)]

oder:

[(Dateiname.tmp, 34, Could not find an extension for PUID 'fmt/111')]

Was bedeutet das in einfachen Worten? Das System prüft bei diesem Schritt, ob alle Dateien im Paket ein bekanntes, archivierbares Format haben. Dieser Schritt prüft nicht die Konvertierung selbst und enthält bewusst keine Whitelist – er gibt dem Archiv die Möglichkeit, unbekannte oder verdächtige Dateien zu identifizieren und fachlich zu bewerten, bevor das Paket weiterverarbeitet wird.

Dabei sind zwei Fälle möglich:

  1. „File doesn’t have a PUID“: Die Datei hat kein erkanntes Format – das System weiß nicht, was es damit anfangen soll. Das betrifft häufig systemgenerierte Metadatendateien wie Daten.xml.xml oder bestimmte proprietäre Formate (z. B. .mmp für MindMaps, .htm-Dateien ohne eindeutige Formatkennung).
  2. „Could not find an extension“: Das Format ist bekannt, aber es ist keine Zuordnung dafür eingerichtet (z. B. .tmp-Dateien mit dem PRONOM-Format fmt/111).

Was tun?

  • Die betroffene Datei inhaltlich prüfen: Ist sie archivrelevant?
  • Bei Unsicherheit über das Format: Mit einem Identifikationstool wie Siegfried (signaturbasiertes Formaterkennungstool) prüfen. Wenn Siegfried das Format korrekt erkennt und die Datei unbedenklich ist, kann der Schritt übergangen werden.
  • Im Feeder den fehlgeschlagenen Schritt mit „Ignore“ übergehen, sobald die fachliche Prüfung abgeschlossen ist.

Falls das Format dauerhaft und für alle künftigen Pakete unterstützt werden soll: → 🔧 cosmos Preservation kontaktieren, damit das Format in die Konfiguration aufgenommen wird.

4.7 Bilddateien werden nicht konvertiert (ImageMagick)

Was sehe ich im System?

Im Feeder erscheint ein fehlgeschlagener Workflow mit dem Schritt „Ingest: file migration“. Die Fehlermeldung ähnelt der aus Abschnitt 4.3, betrifft aber Bilddateien statt Office-Dokumenten:

ERROR ... file migration returned with errors!
[(Dateiname.tif, 311: An invocation target exception occurred while migrating a file ...)]

Betroffene Formate typischerweise: .tif/.tiff, .jpg/.jpeg, .png und weitere Bildformate.

Was bedeutet das in einfachen Worten? Für Bilddateien nutzt das System ein anderes Konvertierungsprogramm (ImageMagick) als für Office-Dokumente (PDFTools). Schlägt die Umwandlung fehl, liegt das in aller Regel an der Installation oder Konfiguration dieses Programms auf dem Server – nicht an der Bilddatei selbst.

Was tun?

  • Prüfen: Sind alle Bilddateien im Paket betroffen, oder nur ein bestimmtes Format bzw. sehr große Dateien?
→ 🔧 cosmos Preservation kontaktieren.

Informationen für das Ticket:

  • Name des Pakets
  • Betroffene Dateiformate und -namen
  • Sind alle Bilddateien betroffen oder nur einzelne?

4.8 Audiodateien werden nicht automatisch umgewandelt

Was sehe ich im System?

Der Workflow-Schritt „file migration“ schlägt bei Audiodateien (z. B. .wav, .mp3, .flac) fehl, oder die Datei wird ohne erkennbaren Grund übersprungen.

Was bedeutet das in einfachen Worten? Für Audioformate ist standardmäßig keine automatische Umwandlung vorgesehen – bei den meisten Archiven ist ausdrücklich der Originalerhalt gewünscht statt einer Konvertierung ins PDF/A-Format (das für Audio ohnehin nicht sinnvoll wäre). Das ist in der Regel kein technischer Fehler, sondern eine Konfigurationsfrage.

Was tun?

  • Fachlich klären: Soll die Audiodatei im Originalformat erhalten bleiben (Standardfall), oder ist tatsächlich eine Konvertierung gewünscht?
→ 🔧 cosmos Preservation kontaktieren, damit der Schritt für dieses Format dauerhaft passend konfiguriert wird (Originalerhalt oder Konvertierung mit Zielformat).

Informationen für das Ticket:

  • Name des Pakets und betroffene Dateien
  • Ist Originalerhalt gewünscht oder Konvertierung?

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5. Fehler bei der Langzeitspeicherung (Fedora)

Dieser Abschnitt behandelt Fehler im Schritt „Storage: import Matterhorn RDF into Fedora 6″ – der eigentlichen Einlagerung ins digitale Langzeitarchiv.

5.1 Keine PIDs im Paket gefunden

Was sehe ich im System?

Im Feeder erscheint ein fehlgeschlagener Workflow mit dem Schritt „Storage: import Matterhorn RDF into Fedora 6″. Die Fehlermeldung enthält sinngemäß:

ERROR ... action failed with error message: Error: No PIDs found in the package

Was bedeutet das in einfachen Worten? Das System konnte das Paket nicht im Archiv speichern, weil wichtige interne Kennungen (sogenannte „PIDs“ – eindeutige Identifikatoren für Archivobjekte) fehlen. Dies kann passieren, wenn zwei Schritte des Workflows gleichzeitig ausgeführt wurden und sich dabei gegenseitig gestört haben.

Was tun?

  • Das Paket erneut einspielen – es ist kein Datenverlust entstanden, ein neuer Durchlauf löst das Problem in den meisten Fällen.
  • Darauf achten, nicht mehrere Pakete gleichzeitig einzuspielen.

Wenn das erneute Einspielen wieder fehlschlägt: → 🔧 cosmos Preservation kontaktieren.

Informationen für das Ticket:

  • Name des Pakets
  • Wurden mehrere Pakete gleichzeitig eingespielt?
  • Was wurde bereits unternommen?

5.2 Transaktion bereits abgeschlossen

Was sehe ich im System?

Im Feeder erscheint ein fehlgeschlagener Workflow mit dem Schritt „Storage: import Matterhorn RDF into Fedora 6″. Die Fehlermeldung enthält sinngemäß:

ERROR ... action failed with error message: Error: Request failed with status code 410
ERROR ... response from web service: "Transaction ... cannot be transitioned because it is already committed!"

Was bedeutet das in einfachen Worten? Das Speichersystem (Fedora) hat intern ein Ablaufproblem gemeldet: Eine Transaktion wurde bereits abgeschlossen, und ein zweiter Versuch, dieselbe Transaktion zu beenden, ist fehlgeschlagen. Der Vorgang ist teilweise durchgelaufen, aber nicht sauber abgeschlossen worden.

Was tun?

→ 🔧 cosmos Preservation kontaktieren.

Informationen für das Ticket:

  • Name des Pakets
  • Vollständige Fehlermeldung (Screenshot oder Copy-Paste)
  • Uhrzeit des Fehlers

ℹ️ Wichtig: Bitte nicht eigenständig den Workflow erneut starten, bevor cosmos Preservation den Zustand geprüft hat – es besteht sonst das Risiko doppelter Einträge im Archiv.

5.3 Interner Fehler im Speicherschritt

Was sehe ich im System?

Im Feeder erscheint ein fehlgeschlagener Workflow mit dem Schritt „Storage: import Matterhorn RDF into Fedora 6″ oder ein ähnlicher Speicherschritt. Die Fehlermeldung enthält sinngemäß:

ERROR ... _a.startsWith is not a function
TypeError: ...

Was bedeutet das in einfachen Worten? Ein interner Programmfehler ist aufgetreten. Das deutet auf ein Software-Problem hin, das durch ein Update verursacht wurde oder auf eine Inkompatibilität zwischen zwei Systemkomponenten hinweist.

Was tun?

→ 🔧 cosmos Preservation kontaktieren.

Informationen für das Ticket:

  • Name des Pakets
  • Vollständige Fehlermeldung
  • Wurde etwas unternommen, hat sich etwas geändert?

5.4 Workflow erfolgreich, aber Paket nicht in der Box auffindbar

Was sehe ich im System?

Der Workflow im Feeder läuft ohne Fehler durch – alle Schritte sind grün – aber das Paket lässt sich in der Box (Archivzugang) nicht finden.

Was bedeutet das in einfachen Worten? In seltenen Fällen wird ein Paket zwar korrekt gespeichert, aber nicht richtig in der Box „sichtbar“ gemacht (ein sogenanntes Indexierungsproblem). Der Feeder zeigt dabei keinen Fehler an, weil der eigentliche Speichervorgang technisch erfolgreich war.

Was tun?

  • Erneut in der Box direkt suchen (z. B. nach Aktenzeichen statt nach dem Paketnamen)
  • Etwas warten – manchmal erscheint das Paket mit Verzögerung

Wenn das Paket weiterhin nicht auffindbar ist: → 🔧 cosmos Preservation kontaktieren.

Informationen für das Ticket:

  • Name des Pakets (SIP-Name)
  • Zeitpunkt des Ingests
  • Wonach wurde in der Box gesucht?

5.5 Fehlermeldung „duplizierte Records“ nach wiederholtem Ingest

Was sehe ich im System?

Nach dem Neustart eines zuvor fehlgeschlagenen Workflow-Schritts erscheint eine Fehlermeldung ähnlich:

action failed with error message: Error: Ingest would created duplicated Record resources:
https://.../rr_20260709091758269_..., https://.../rr_20260709091803742_... are already in Fedora 6!

Was bedeutet das in einfachen Worten? Ist der Speicherschritt zuvor z. B. wegen einer Verbindungsstörung abgebrochen, kann das Paket trotz des ursprünglichen Fehlers bereits teilweise in Fedora gespeichert worden sein. Startet man den Schritt danach erneut, erkennt das System, dass diese Datensätze schon vorhanden sind, und meldet „duplizierte Records“, statt normal fortzufahren.

Was tun?

  • Den Schritt nicht einfach mehrfach neu starten
  • Prüfen (lassen), ob das Paket bereits korrekt archiviert wurde
→ 🔧 cosmos Preservation kontaktieren, bevor der Schritt erneut gestartet wird.

Informationen für das Ticket:

  • Name des Pakets
  • Vollständige Fehlermeldung (inkl. der genannten Record-URLs)
  • Gab es vor dem ersten Fehlschlag eine Verbindungsstörung oder einen Abbruch?
  • Wurde der Schritt bereits mehrfach neu gestartet?

ℹ️ Bekannte Lösung: cosmos Preservation prüft, ob das Paket korrekt ingestiert wurde – ist das der Fall, kann der Schritt übersprungen werden. Der zugrunde liegende Fehler wird an docuteam gemeldet.

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6. Ingest dauert sehr lange oder wird abgebrochen

Was sehe ich im System?

Ein Workflow läuft sehr lange (mehrere Stunden) oder wird ohne eindeutige Fehlermeldung abgebrochen.

Was bedeutet das in einfachen Worten? Bei sehr großen Paketen – also solchen mit vielen Dokumenten, Ordnern und Metadaten – kann die Verarbeitung deutlich länger dauern als bei kleinen Paketen. Ein Paket mit 538 Geschäftsstücken kann zum Beispiel 18 Stunden oder mehr benötigen. Das ist nicht unbedingt ein Fehler, sondern eine bekannte Eigenschaft des Systems.

Was tun?

  • Ist das Paket besonders groß? (viele Geschäftsstücke, viele Anhänge?)
  • Läuft der Workflow noch, oder ist er bereits abgebrochen?

Wenn der Workflow noch läuft: Geduld – bei großen Paketen ist eine Laufzeit von mehreren Stunden normal.

Wenn der Workflow abgebrochen ist ohne klare Fehlermeldung: → 🔧 cosmos Preservation kontaktieren.

Informationen für das Ticket:

  • Name des Pakets
  • Ungefähre Anzahl der Geschäftsstücke / Dokumente im Paket
  • Startzeit und Abbruchzeit
  • Screenshot des Feeder-Status

ℹ️ Bekannte Regel: Bei großen Paketen sollten keine weiteren Workflows gleichzeitig gestartet werden, um Ressourcenkonflikte zu vermeiden.

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7. Pfadlänge – Datei nicht gefunden

Was sehe ich im System?

Im Feeder erscheint ein fehlgeschlagener Workflow mit dem Schritt „Admin: execute cmd“. Die Fehlermeldung lautet:

The system cannot find the file specified.

Was bedeutet das in einfachen Worten? Windows hat eine Begrenzung für die maximale Länge von Dateipfaden (Ordner + Dateiname zusammen). Wenn der Paketname sehr lang ist – weil z. B. ein langer Akten- oder Dokumententitel verwendet wurde – überschreitet der interne Pfad diese Grenze, und Windows kann die Datei nicht mehr finden, obwohl sie technisch existiert.

Beispiel: Ein Paket mit dem Namen „Wer reitet so spät durch Nacht und Wind…“ führte zu diesem Fehler.

Was tun?

Präventiv:

  • Paketnamen und Aktentitel im ELAK möglichst kurz halten (Empfehlung: unter 80 Zeichen für den Paketnamen)

Wenn der Fehler aufgetreten ist: → Das Paket im ELAK umbenennen (kürzerer Titel), erneut exportieren und einzuspielen versuchen.

Falls eine Umbenennung nicht möglich ist: → 🔧 cosmos Preservation kontaktieren, um eine technische Lösung zu prüfen.

Zuständigkeit: 🏛️ Interne IT (Aktivierung langer Pfade in Windows) + 🔧 cosmos Preservation (Konfigurationsprüfung)

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8. Feeder (Weboberfläche) nicht erreichbar

Was sehe ich?

Die Weboberfläche des docuteam feeders – die Seite, über die Workflows gestartet und überwacht werden – ist nicht erreichbar.

Typische Fehlermeldungen:

  • „Diese Website ist nicht erreichbar“
  • „ERR_CONNECTION_REFUSED“ oder „ERR_CONNECTION_TIMED_OUT“
  • „Ihre Verbindung ist nicht privat“ (NET::ERR_CERT_DATE_INVALID oder ähnlich)

Was bedeutet das in einfachen Worten? Der Server, auf dem der Feeder läuft, ist nicht verfügbar oder das Sicherheitszertifikat (das die verschlüsselte Verbindung sicherstellt) ist abgelaufen.

Was tun?

  • Können Kolleginnen und Kollegen die Seite öffnen?
  • Gab es in letzter Zeit Serverarbeiten oder Neustarts?

Wenn alle betroffen sind: → 🏛️ Interne IT UND 🔧 cosmos Preservation informieren.

Bei Zertifikatsfehler: → 🏛️ Interne IT kontaktieren – das TLS-Zertifikat muss von der IT bereitgestellt und entweder selbst eingebaut oder 🔧 cosmos Preservation damit beauftragt werden.

ℹ️ Bitte nicht auf „Trotzdem fortfahren“ klicken – das ist ein Sicherheitsrisiko.

Zuständigkeit:

  • Serverausfall: 🏛️ Interne IT
  • Zertifikatsfehler: 🏛️ Interne IT (Zertifikat bereitstellen) + 🔧 cosmos Preservation (Einbau auf Anfrage)

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9. Darstellungsprobleme

9.1 Umlaute werden falsch angezeigt

Was sehe ich?

Umlaute (ä, ö, ü, Ä, Ö, Ü, ß) werden im Archivzugang (DIP) oder in der Box falsch dargestellt – zum Beispiel als Fragezeichen, als kryptische Zeichenfolge oder fehlen ganz.

Was bedeutet das in einfachen Worten? Das Archivsystem verwendet intern eine bestimmte Zeichenkodierung. Wenn diese nicht einheitlich durch alle Verarbeitungsschritte beibehalten wird, gehen Sonderzeichen wie Umlaute verloren oder werden falsch dargestellt. Das Problem tritt nicht bereits im ELAK auf – dort sind die Umlaute noch korrekt.

Was tun?

→ 🔧 cosmos Preservation kontaktieren.

Informationen für das Ticket:

  • Welche Pakete / Dokumente sind betroffen?
  • Wo genau ist das Problem sichtbar? (Im DIP? In der Box? Im Feeder selbst?)
  • Screenshot mit dem falschen und dem korrekten Text (falls verfügbar)

ℹ️ Bekannte Lösung: Eine Anpassung im Verarbeitungsprozess wird durch cosmos Preservation durchgeführt.

9.2 Bestimmte Dateiformate werden nicht konvertiert

Was sehe ich?

Nach einem erfolgreichen Ingest sind bestimmte Dateien im Archivzugang (DIP) nicht als PDF/A vorhanden, obwohl sie konvertiert werden sollten – z. B. ältere PDF-Dateien (PDF/A-1a oder PDF/A-1b), die im DIP noch im Originalformat vorliegen.

Was bedeutet das in einfachen Worten? Das System enthält eine Konfigurationsdatei, die definiert, welche Dateiformate in welches Archivformat umgewandelt werden sollen. Wenn ein Format dort nicht eingetragen ist oder die Konfiguration unvollständig ist, wird die Datei nicht konvertiert. Das ist kein Fehler im eigentlichen Sinne, sondern eine Konfigurationslücke.

Was tun?

→ 🔧 cosmos Preservation kontaktieren.

Informationen für das Ticket:

  • Welches Dateiformat ist betroffen?
  • Paketname und betroffene Datei(en)
  • Wurde die Datei mit einem Validierungstool (z. B. VeraPDF) geprüft?

ℹ️ Bekannte Lösung: Anpassung der Konvertierungskonfiguration durch cosmos Preservation. PDF/A-1a/1b-Dateien mit Validierungsfehlern werden zu PDF/A-2a konvertiert.

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10. Berechtigungen und Zugangsprobleme

Was passiert?

Eine einzelne Person hat keinen Zugriff auf den Feeder oder auf bestimmte Ordner auf der Workbench, obwohl Kolleginnen und Kollegen Zugriff haben.

Was bedeutet das in einfachen Worten? Die Benutzerkonten und Zugriffsrechte werden von der internen IT (wenn SSO eingebaut ist) oder von cosmos Preservation (ohne SSO) verwaltet. Fehlt ein Recht, kann die betroffene Person bestimmte Bereiche nicht sehen oder nutzen.

Was tun?

  • Können Kolleginnen und Kollegen auf denselben Bereich zugreifen?
  • Wurde das Konto erst kürzlich angelegt oder gab es Änderungen?

Für Zugang zum Feeder (Webanwendung) mit SSO: → 🏛️ Interne IT kontaktieren (Benutzerkonto im Feeder muss angelegt/angepasst werden).

Für Zugang zum Feeder (Webanwendung) ohne SSO: → 🔧 cosmos Preservation kontaktieren (Benutzerkonto im Feeder muss angelegt/angepasst werden).

Für Zugang zur Workbench (Netzlaufwerk): → 🏛️ Interne IT kontaktieren (Windows-Freigaben und Berechtigungen werden von der IT verwaltet).

Zuständigkeit:

  • Feeder-Konto: 🔧 cosmos Preservation
  • Netzwerkzugang / Workbench: 🏛️ Interne IT

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11. Verbindung zum ELAK-System schlägt fehl

Was sehe ich im System?

Im Feeder schlägt ein Workflow-Schritt mit „ELAK“ im Namen fehl (z. B. „Check ELAK-Erreichbarkeit“ oder „ELAK-Rückmeldung“ / „ELAK-Statusupdate“). Ihr elektronisches Vorsystem selbst (je nach Archiv unterschiedlich benannt) lässt sich im Browser aber ganz normal öffnen.

Was bedeutet das in einfachen Worten? Der Feeder kommuniziert im Hintergrund mit Ihrem ELAK-System, um Pakete abzuholen und Rückmeldungen zu senden. Diese Verbindung kann aus mehreren Gründen scheitern – häufig durch ein abgelaufenes Zertifikat der ELAK-Instanz, eine kürzlich erneuerte oder geklonte ELAK-Testumgebung, oder eine Netzwerk-/Firewall-Blockade zwischen dem Feeder-Server und dem ELAK-System.

Was tun?

  • Prüfen: Lässt sich das ELAK-System im normalen Browser öffnen? (Meist ja)
  • Prüfen: Wurde kürzlich die ELAK-Instanz – insbesondere eine Testumgebung – neu aufgesetzt, geklont oder ein Zertifikat erneuert?
→ 🏛️ Interne IT UND 🔧 cosmos Preservation gemeinsam informieren. Die Ursache liegt oft zwischen den beiden Systemen und muss gemeinsam geprüft werden.

ℹ️ Wichtig: Schlägt nur die Rückmeldung/das Statusupdate fehl, während der Ingest selbst durchgelaufen ist, bedeutet das nicht, dass das Paket falsch archiviert wurde. Bitte trotzdem melden, damit die Rückmeldung an Ihr ELAK-System nachgeholt werden kann.

Informationen für das Ticket:

  • Welcher Schritt ist fehlgeschlagen (Erreichbarkeit oder Rückmeldung)?
  • Betrifft es Test- oder Produktivumgebung?
  • Wurde kürzlich etwas an der ELAK-Instanz geändert (Zertifikat, Neuaufsetzung)?

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12. Box (Archivzugang) nicht erreichbar

Was sehe ich im System?

Die Box – der Zugriff auf bereits archivierte Pakete (DIP) – liefert einen Fehler (z. B. „502 Bad Gateway“) oder ist gar nicht erreichbar. Teilweise schlägt dadurch auch der Ingest-Schritt „Storage: import … into Fedora 6″ fehl.

Was bedeutet das in einfachen Worten? Der Dienst, der die Box betreibt, reagiert nicht. Häufige Gründe sind ein Dienst, der nach einem Wartungsfenster nicht neu gestartet wurde, voller Speicherplatz auf dem Server, ein abgelaufenes Zertifikat (→ ähnlich Abschnitt 8) oder eine Netzwerkunterbrechung, die den Dienst destabilisiert hat.

Was tun?

  • Prüfen: Sind Kolleginnen und Kollegen ebenfalls betroffen?
  • Prüfen: Gab es kürzlich ein Wartungsfenster?
→ 🔧 cosmos Preservation kontaktieren.

Informationen für das Ticket:

  • Fehlermeldung bzw. Statuscode (Screenshot)
  • Zeitpunkt des Auftretens
  • Gab es kurz zuvor eine Wartung?

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13. Hotfolder reagiert nicht

Was sehe ich im System?

Ein Paket wurde in den Hotfolder-Ordner gelegt, wird aber nicht automatisch vom System aufgenommen und erscheint nicht im Feeder.

Was bedeutet das in einfachen Worten? Der Hotfolder wird von einem Hintergrunddienst regelmäßig überprüft. Reagiert der Hotfolder nicht, ist meist dieser Dienst gestoppt, es besteht ein Berechtigungsproblem, oder ein älteres, unvollständig verarbeitetes Paket blockiert die Verarbeitung.

Was tun?

  • Prüfen: Ist der Feeder selbst normal erreichbar? (→ Abschnitt 8)
  • Prüfen: Liegt eventuell noch ein älteres Paket im gleichen Bereich, das die Verarbeitung blockiert?
→ 🔧 cosmos Preservation kontaktieren.

Informationen für das Ticket:

  • Name und Ablageort des Pakets
  • Zeitpunkt der Ablage im Hotfolder
  • Ist der Feeder ansonsten normal erreichbar?

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14. Wie melde ich einen Fehler?

Wenn Sie 🔧 cosmos Preservation kontaktieren müssen, helfen folgende Informationen dabei, das Problem schnell zu lösen:

Bitte immer mitschicken:

  1. Was wollten Sie tun? (z. B. „Ich wollte das Paket X ingestieren“)
  2. Was ist passiert? (z. B. „Der Workflow ist bei Schritt Y fehlgeschlagen“)
  3. Fehlermeldung – am besten als Screenshot oder per Copy-Paste aus dem Feeder
  4. Name des betroffenen Pakets (SIP-Name, z. B. XML_Export__XXX-00_...)
  5. Zeitpunkt des Fehlers (Datum und Uhrzeit)
  6. Was wurde bereits unternommen, um den Fehler zu beheben?
  7. Bei gewissen Fehlern mit Zugriff wer ist betroffen (nur ich oder mehrere)

Ticketsystem: Tickets werden über das bei Ihnen hinterlegte Kontaktformular / die Kontaktadresse bei cosmos Preservation erfasst.

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Zuletzt aktualisiert: 23. Juli 2026 | cosmos Preservation