Einfach und trotzdem state of the art
Während wertvolle Bücher, historische Verträge, alte Fotografien seit langer Zeit in Archiven, Museen und Bibliotheken aufbewahrt und erhalten werden, stellen sich bei elektronischen Daten ganz neue Herausforderungen. Die digitale Langzeitarchivierung ist von stetig zunehmender Bedeutung in einer Welt, in der immer mehr digitale Materialien erstellt werden. Die Digitalisierung macht auch vor dem Archiv nicht halt: Verträge, elektronische Akten, E-Mails, Newsletter, Fotos, Video- und Sprachaufzeichnungen, oder sogar ganze Webseiten sollen aufbewahrt werden.
Landesarchiv Niederösterreich und das Landesarchiv Oberösterreich sind Vorreiter bei der Digitalisierung von Archiven in Österreich. MMag. Günter Katzler (Niederösterreichischer Landesarchiv) berichtete am Niederösterreichischen Archivtag über das wegweisende Projekt mit cosmos und präsentierte erste Erfahrungen über die Herausforderungen der digitalen Archivierung in niederösterreichischen Archiven.
Der Schutz vor „digitalem Vergessen“
Die Fragen „Was ist digitale Langzeitarchivierung?“ und „Warum reicht ein Backup der Daten nicht aus?“ hörten wir am Niederösterreichischen Archivtag mehrmals.
Digitale Langzeitarchivierung ist mehr als nur die Sicherung von Backups der Dateien an verschiedenen Orten. Ein guter digitaler Backup-Plan ist wichtig, aber nicht der einzige Teil der Langzeitarchivierung. Backups allein reichen nicht aus, um Daten langfristig zu sichern.
„Digital information lasts forever — or five years, whichever comes first!“
Gemeint sind hier die Herausforderungen, die mit den Innovationszyklen bei Hardware, Software und Dateiformaten entstehen. Bei obsoleten Dateiformaten, veralteter Soft- und Hardware sowie veralteten oder beschädigten Speichermedien können die Daten nicht mehr vollständig rekonstruiert werden und sind somit unwiederbringlich verloren – „digitales Vergessen“.
Eine weitere oft übersehene Herausforderung bei der Langzeitarchivierung ist die Überprüfung der Fehlerfreiheit der Daten. Daten können absichtlich, aber auch unbemerkt durch Systemfehler verändert werden. Die Echtheit der archivierten Dokumente muss nachgewiesen und vor nachträgliche Veränderungen geschützt werden.
Wie meistert cosmos diese Herausforderung der digitalen Langzeitarchivierung?
Mit cosmos wird das Archivieren und Nutzen von digitalen Daten zum Kinderspiel. Egal ob Verträge, elektronische Akten, E-Mails, Newsletter, Fotos, Video- und Sprachaufzeichnungen, oder sogar ganze Webseiten, alle Daten sind über Generationen von Software, Hardware und Dateiformaten nutzbar. cosmos ist auch eine Cloud-Lösung. Es werden also keine Infrastruktur, keine Serverwartungen und keine Updates benötigt. cosmos validiert die Daten und prüft sie auf Viren und andere Stolpersteine. Um unlesbare Dateiformaten vorzubeugen, werden Bilder in das Dateiformat TIFF umgewandelt und Dokumente in PDF/A und XML konvertiert. So stellen wir sicher, dass die Dateiformate auch in Zukunft lesbar sind. Anschließend speichern wir die Daten auf einem geschützten Server in einem österreichischen Rechenzentrum. Dort führen wir regelmäßige Kontrollen durch und informieren unsere Nutzer, wenn Erhaltungsmaßnahmen getroffen werden müssen. Mit Schlagworten und Volltextsuche können ganz einfach Daten gefunden und heruntergeladen werden.
