FAQs
Hier finden Sie die häufigsten Fragen zu cosmos.
Laut DSGVO dürfen Daten nur für eindeutige Zwecke (zBsp. Aufbewahrungsfristen) gespeichert werden. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen müssen die entsprechenden Dokumente aus den operativen Systemen gelöscht werden. Durch die geltenden Archivgesetze wird für archivwürdige Unterlagen jedoch ein DSGVO-konformer Aufbewahrungsgrund geschaffen. Durch diese Grundlage können die personenbezogenen Daten ordnungsgemäß aus den operativen Systemen gelöscht und im digitalen Langzeitarchiv aufbewahrt werden.
cosmos ist die Lösung unseres Schweizer Entwicklungspartners docuteam. docuteam bringt 20 Jahre Erfahrung im Informationsmanagement und Archivierung mit und ist einer der führenden Anbieter von Open Source Archivlösungen. cosmos wird permanent weiterentwickelt und wird bereits bei unzähligen Kunden in der Schweiz, Deutschland und Österreich erfolgreich eingesetzt.
Digitale Langzeitarchivierung mit cosmos ist mehr als nur die Sicherung von Backups der Dateien. Die Herausforderung der digitalen Archivierung besteht darin, Daten über sehr lange Zeiträume (15 Jahre aufwärts) hinweg trotz aller technischen Veränderungen nutzbar zu halten und vor allem die Authentizität der Daten nachweisen zu können. cosmos validiert die Daten und prüft sie auf Viren und andere Stolpersteine. Um unlesbaren Dateiformaten vorzubeugen, werden die Dateien in archivtaugliche Formate konvertiert. Wir können sämtliche Office-Formate (Microsoft Office, Open Office, Libre Office in aktuellen und veralteten Versionen), E-Mails in unterschiedlichen Formaten, Bildformate, Audio- und Videoformate konvertieren. Damit stellen wir sicher, dass die Dateiformate auch in Zukunft lesbar sind. Anschließend speichern wir die Daten auf einem geschützten Server in einem österreichischen Rechenzentrum. Dort führen wir regelmäßige Kontrollen durch und informieren unsere Nutzer, wenn Erhaltungsmaßnahmen (Konvertierung auf neue Archiv-Formate) getroffen werden müssen. Die Anbindung eines Archivinformationssystems (AIS) ist möglich. Mit Schlagworten und Volltextsuche können ganz einfach Daten gefunden und heruntergeladen werden. Die Ursprungsformate werden mitarchiviert.
cosmos ist als On-Premise – und Software-as-a-Service (SaaS) – Lösung erhältlich. Bei der On-Premise-Lösung wird cosmos auf Ihren Server betrieben. Folge dessen sind Ihre Daten auf Ihrem Server gespeichert. Bei der SaaS-Lösung werden die Daten bei unserem Partner A1 auf einem geschützten Server in einem österreichischen Rechenzentrum gespeichert. Zur Sicherung Ihrer Daten setzen wir auf die S3-Bucket-Strategie. Mit S3-Bucket werden die Daten jeweils auf drei unterschiedliche Festplatten auf unterschiedlichen Servern in Österreich repliziert. Der Cloudanbieter bietet Verträge mit langen Kündigungsfristen und Laufzeiten.
cosmos basiert auf dem internationalen Standard OAIS (Open Archival Information System, ISO 14721:2012).
Die Saas-Lösung läuft im Rechenzentrum unseres Partners A1. Das Rechenzentrum von A1 erfüllt die folgenden Zertifizierungen:
Mit einem digitalen Archiv wird eine Trennung zwischen aktiven und abgeschlossenen Unterlagen möglich. Ins Archiv gelangen nur Daten, die dauerhaft nutzbar gehalten werden müssen. In unserem Recherchewerkzeug sehen Sie nicht nur die Struktur der ehemaligen Dateiablage, sondern können auch eine Volltextsuche durchführen. Damit haben Sie raschen Zugriff auf archivierte Unterlagen aus dem Dateisystem.
Es gibt gute Gründe, Daten schon nach zwei oder vier Jahren aus einem E-Akten-System herauszunehmen und zu archivieren: Entlastung des Systems, frühe Konversion in archivfähige Dateiformate, Auswahl zu archivierendem Dossier, solange das Personal die Geschäfte noch kennt usw. Zudem hat jeder Kunde zahlreiche Daten, die gar nie ins E-Akten-System importiert worden sind und trotzdem archivwürdig sind, beispielsweise Protokollserien, Fotos, digitalisierte Einwohnerkontrollkarten usw.
Wir garantieren Ihnen, dass wir digitale Archivierung basierend auf dem international etablierten Standard (OAIS) betreiben. Essenzieller Bestandteil von OAIS ist das so genannte «Preservation Planning». Daten und Metadaten werden im Archivspeicher periodisch überprüft und bei Bedarf und in Absprache mit dem Kunden auf neue Archivformate migriert. Digitale Archivierung ist ein kontinuierlicher Prozess und nach der Verschiebung in den Archivspeicher nicht abgeschlossen.
Mit einem Backup auf der eigenen Infrastruktur kann sich jeder Kunde sowohl vor wechselnden Besitzverhältnissen als auch vor einem Konkurs von cosmos Preservation GmbH wirksam schützen.
Die in cosmos archivierten Daten und Metadaten gehören Ihnen. Sollten Sie unser Angebot nicht mehr benötigen, liefern wir Ihnen Ihre Archivpakete aus dem Archivspeicher in standardisierter Form wieder aus. Wir wollen keine Abhängigkeit von unserem System schaffen. Die exportierten Archivpakete basieren auf internationalen Standards, so dass sie auch in andere Systeme eingelesen werden können.
Franz Noll, CEO
cosmos Preservation GmbH
