Durch langjährige Praxis haben Archive ihre Prozesse und Aufgaben gut im Griff gehabt. Dazu gehört unter anderem das Auswählen von archivwürden Ordnern, Einschachteln von Dokumenten und Erstellung von entsprechenden Findbehelfen. Dieser Beitrag soll Sie dabei unterstützen, einen Überblick über die Lösungen für digitale Langzeitarchivierung zu bekommen. Wir haben dazu auch den Experten Martin Stürzlinger von Archiversum befragt.
Die digitale Transformation stellt Organisationen auf vielen Ebenen vor neue Herausforderungen, wie beispielsweise die professionelle Organisation von archivwürdigen Daten.
Gerade für die Archive ist dabei eine Reihe von neuen Aufgaben dazugekommen, die bisher so nicht in ihrem Portfolio waren.
Neue Aufgaben im digitalen Umfeld berücksichtigen
Im digitalen Umfeld stellen sich viele der bestehenden Fragen völlig neu:
- Wie wähle ich die richtigen digitalen Unterlagen aus?
- Wie kommen sie ins Archiv?
- Was mache ich mit den Daten im Archiv?
- Wie funktioniert dann die Langzeiterhaltung?
- Wie wähle ich die richtigen digitalen Unterlagen aus?
- Wie kommen sie ins Archiv?
- Was mache ich mit den Daten im Archiv?
- Wie funktioniert dann die Langzeiterhaltung?
Martin Stürzlinger von Archiversum meint dazu: “So wie es in Papier normal war, die Archivalien aus den Büros ins Archiv zu holen, so bleibt es auch im digitalen Umfeld wichtig, die archivwürdigen Daten aus den operativen Systemen herauszuholen. Es wäre Unsinn, zum Beispiel für File-Ablagen, Email-Ordner, ELAK-Systeme, Datenbanken und mehr jeweils eigene Archivlösungen zu finden.”
Man kann sagen, dass die IT-Organisationen generell gut darin sind, keine Daten zu verlieren und diese ständig im Zugriff zu halten. Sie kennen aber nicht die heute zu erledigenden Aufgaben eines Langzeitarchivs für 50 und mehr Jahre. Die heutigen Herausforderungen liegen also einerseits auf einer organisatorischen, andererseits auf einer technischen Ebene.
Das Projekt “Langzeitarchivierung” einfach und sicher umgesetzt
“Die Archive brauchen vor allem gute Argumente, klare rechtliche Rahmenbedingungen, einen sauberen Workflow der Dokumente aus dem laufenden Betrieb ins Archiv, geklärte Zugriffsrechte und übersichtliche Aufbewahrungsfristen” so Martin Stürzlinger weiter.
“Optimalerweise entsteht in der Archivbeschreibung keine Kluft zwischen physischen und digitalen Unterlagen. Für die Archivadministration und die Benutzer ist eine einheitliche Tektonik und Beschreibung auf lange Sicht unerlässlich.”
Die Langzeitarchivierung von digitalen Material ist somit eine hochkomplexe und vielfältige Angelegenheit. Sowohl die organisatorische, als auch die technische Seite müssen für eine optimale Umsetzung berücksichtigt werden. Um die Planung und Umsetzung effizient und nachhaltig durchzuführen, stehen Ihnen professionelle Partner zur Verfügung.
Aufgrund von vielfältigen Best Practice Beispielen und langjähriger Projekterfahrung kann man mit bewährten Partnern wie Archiversum auf eine verlässliche Zusammenarbeit zählen.
Beim Aufsetzen des Prozesses werden alle beteiligten Parteien berücksichtigt – Produzenten der Unterlagen, die IT-Verwaltung, das Archiv und die Benutzer.
Die vier häufigsten Herausforderungen bei der Langzeitarchivierung
Im Zuge des Prozessdesigns treffen wir häufig auf diese vier Herausforderungen:
- veraltete Hardware und Software, um archivierte Materialien lesen und interpretieren zu können
- veraltete, unzureichend dokumentierte Formate
- Verlust des Layouts wenn der Inhalt vom Layout getrennt gespeichert wurde
- Schutzrechte
- veraltete Hardware und Software, um archivierte Materialien lesen und interpretieren zu können
- veraltete, unzureichend dokumentierte Formate
- Verlust des Layouts wenn der Inhalt vom Layout getrennt gespeichert wurde
- Schutzrechte
Von der Archivplanung zur technischen Umsetzung
Technisch hält das digitale Langzeitarchiv “cosmos” elektronisches Material über einen längeren Zeitraum auffindbar und lesbar.
Verlässlichkeit und Sicherheit durch den OAIS-Standard
Da cosmos auf dem OAIS-Standard basiert, steht den Archivaren ein Werkzeug zur Verfügung, um die Langzeitarchivierung einfach und automatisiert durchzuführen. Das Produkt cosmos ist eine Cloud-Lösung. Das bedeutet, dass Sie die benötigte Software als Dienstleistung beziehen und die Software nicht selbst installieren und betreiben müssen. Dadurch ist Ihre Hardware- und Software immer auf dem neuesten Stand.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass mit cosmos die Aufgaben der digitalen Langzeitarchivierung unter Zuhilfenahme des OIAS-Standards übernommen werden:
- Aktuellste Hard- und Software (Cloud-Lösung)
- Monitoring von Dateiformaten und Standards (Preservation Planning)
- Vollautomatische Archivierung durch Schnittstelle (DMS, eAkte-Systeme) möglich
- Implementierung von digitalen Materialien und Metadaten nach internationalen OAIS-Standards
- Prüfung der Daten auf Viren
- Prüfung auf beschädigte Daten und schreibgeschützte Dateien
- Prüfung auf Echtheit der Daten und Schutz vor nachträglicher Veränderung (Datenintegrität)
- Formatkonvertierung der Daten, um unlesbare Dateiformaten vorzubeugen
- Aktuellste Hard- und Software (Cloud-Lösung)
- Monitoring von Dateiformaten und Standards (Preservation Planning)
- Vollautomatische Archivierung durch Schnittstelle (DMS, eAkte-Systeme) möglich
- Implementierung von digitalen Materialien und Metadaten nach internationalen OAIS-Standards
- Prüfung der Daten auf Viren
- Prüfung auf beschädigte Daten und schreibgeschützte Dateien
- Prüfung auf Echtheit der Daten und Schutz vor nachträglicher Veränderung (Datenintegrität)
- Formatkonvertierung der Daten, um unlesbare Dateiformaten vorzubeugen
Was ist Ihr nächster Schritt zu einem verlässlichen Langzeitarchiv?
Ich wünsche eine organisatorische Beratung.
Funktionell wurden im Detail bei cosmos alle sechs Aufgabenbereiche des OAIS-Standards umgesetzt:
Die Dateien werden auf Echtheit der Daten, Schutz vor nachträglicher Veränderung (Datenintegrität), beschädigte Daten und schreibgeschützte Daten geprüft. Auch die Prüfung auf Viren gehört zu den Aufgaben beim Ingestieren. Es werden sowohl die inhaltlich als auch die technisch beschreibenden Metadaten extrahiert. Ablieferungsstandards und entsprechende Schnittstellen erleichtern die Datenübernahme aus DMS, eAkte-Systemen.
Vielfältige IT-Sicherheitsmaßnahmen wie redundante Speicherung, Backup und Restore sowie regelmäßige Datenintegritätsprüfungen sorgen dafür, dass die archivierten, digitalisierten Materialien erhalten bleiben.
Die Metadaten sind die inhaltlich und technisch beschreibenden Informationen zu den archivierten Materialien. Über sie können Archivbestände gefunden werden. Cosmos hilft den Archivaren, sodass die Metadaten nach dem OAIS-Standard integriert werden und das digitale Material somit auffindbar bleibt.
cosmos unterstützt den Archivar bei der Suche nach den gewünschten Informationen. Die Suchergebnisse werden dem Archivar gemäß seinen Berechtigungen zur Verfügung gestellt. Die archivierten Materialien können als Bildschirmvorschau und als hochauflösende Druckversion zur Verfügung gestellt werden.
Die Erhaltungsplanung bei cosmos bezieht sich einerseits auf den technologischen Fortschritt im Bereich der digitalen Archivierung und damit auf das Archivsystem selbst. Andererseits wird die Erhaltungsplanung durch Monitoring von Dateiformaten und Standards sichergestellt. Sind Dateiformate nicht mehr lesbar, müssen diese in ein neues Format konvertiert werden. Damit kommt dem Bereich der Formatkonvertierung eine zentrale Bedeutung zu. cosmos ist stark auf die Konvertierung von Daten ausgerichtet. Mehr als 150 Dateiformate können mit cosmos standardmäßig konvertiert werden.
Eine der archivischen Kernkompetenzen von cosmos ist die archivtaugliche Konvertierung aller gängigen Dateiformate. cosmos kann sämtliche Office-Formate, E-Mails, Bildformate, Audio- und Videoformate konvertieren. Eine vollständige Liste aller Dateiformate, die durch cosmos konvertiert werden können, finden Sie in den FAQs.
In cosmos können grundsätzlich alle Dateiformate archiviert werden. Die langfristige Nutzbarhaltung wird im Rahmen des Preservation Plannings durch regelmäßige automatische Workflows überwacht.
Bei der Systemverwaltung in cosmos werden Konfigurationseinstellungen verwaltet, die Beziehungen der Komponenten untereinander organisiert und Zugriffsrechte überwacht.
Autoren des Blogposts
Verena Köck
Project Manager | cosmos Preservation GmbH
Martin Stürzlinger
CEO Archiversum
