Digitales Langzeitarchiv cosmos für das Stadtarchiv Baden
Das Stadtarchiv Baden archiviert ihr kulturelle Erbe ab sofort digital.
Überblick
Durch die Einführung des digitalen Langzeitarchives cosmos werden in Baden Verträge, Protokolle, Pläne, Fotografien, Videos etc. über sehr lange Zeiträume hinweg nutzbar gehalten. Für öffentliche Institutionen schreiben die Archivgesetze vor, dass bestimmte Unterlagen archiviert werden müssen. Manche Unterlagen stellen für Baden einen so hohen Wert dar, dass die Unterlagen lange über die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen hinaus als kulturelles Erbe aufbewahrt werden sollen.
Die Aufgabenstellung
Die Digitalisierung hat auch vor dem Stadtarchiv Baden nicht Halt gemacht: Mittlerweile gibt es viele Dokumente, die elektronisch erzeugt wurden und in Papierform gar nicht existieren. Ausdrucke mit modernen Druckern verblassen oft relativ schnell. Die ArchivarInnen des Stadtarchivs Baden haben erkannt, Digital erzeugte Unterlagen werden sinnvollerweise ohne Medienbruch auch digital archiviert. Die Herausforderung der digitalen Langzeitarchivierung besteht darin, die Unterlagen trotz Innovationszyklen bei Hardware, Software und Dateiformaten auch in Zukunft zugänglich und nutzbar zu halten.
Die Lösung
Mit cosmos steht den ArchivarInnen des Stadtarchivs Baden ein Werkzeug zur Verfügung, um die Archivierung möglichst effizient und automatisiert durchzuführen.
Das Produkt cosmos ist eine Cloud-Lösung. Das Stadtarchiv Baden bezieht die notwendige Software als Dienstleistung und muss die Software nicht selbst installieren und betreiben. cosmos läuft in einem zertifizierten Rechenzentrum in Österreich bei unserem Partner A1. Die Lösung überzeugt durch niedrige Investitions-, Wartungs- und Betriebskosten.
Sicherstellung der langfristigen Nutzbarkeit
Da cosmos Achivinformationssystem (AIS) agnostisch ist, kann das AIS von Baden problemlos angebunden werden. Der gut strukturierte Aufbau des elektronischen Archivs im AIS lässt sich einfach in cosmos übertragen.
Bevor die digitalen Unterlagen konvertiert werden, prüft cosmos die Daten auf Viren, Datenfehler, Authentizität, Beschädigungen und Schreibschutz. Zur Sicherstellung der langfristigen Nutzbarkeit werden die Dateien mit cosmos in archivtaugliche Formate konvertiert. Cosmos kann sämtliche Office-Formate (Microsoft Office, Open Office, Libre Office in aktuellen und veralteten Versionen), E-Mails in unterschiedlichen Formaten, Bildformate, Audio- und Videoformate konvertieren.
Sobald die Daten konvertiert sind, erhalten die ArchivarInnen eine E-Mail mit dem Status der Prüfungen und Konvertierung. Bei erfolgreicher Prüfung und Konvertierung werden auch die URLs der Digitalisate übermittelt, mit denen die Digitalisate heruntergeladen werden können.
Durch regelmäßige Kontrollen wird sichergestellt, dass die Dateiformate lesbar bleiben (Preservation Planning). cosmos basiert auf dem internationalen Standard OAIS (Open Archival Information System, ISO 14721:2012). Der internationale OAIS-Standard stellt sicher, dass die Daten jederzeit exportiert und in ein anderes System überführt werden können.
„Das Stadtarchiv Baden gilt als Leuchtturm in Sachen digitaler Langzeitarchivierung und hat mit der Einführung von cosmos ein weiteres starkes Zeichen als modernes Stadtarchiv gesetzt, das stets frühzeitig innovative Schritte geht. cosmos stellt sicher, dass Dokumente weiterhin über Generationen von Software, Hardware und Dateiformaten zugänglich sind.“
„Mit der Einführung des digitalen Langzeitarchivs cosmos setzt das Stadtarchiv Baden einen weiteren Schritt, um die Vergangenheit für die Zukunft zu sichern. Mit cosmos ist das Stadtarchiv in der Lage, das kulturelle Erbe der Stadt Baden für zukünftige Generationen zu bewahren. Zudem erfüllen wir mit der Plattform auch die Anforderungen des Archivinformationsgesetzes.“
Überblick über cosmos
Konvertierungsübersicht nach dem OAIS Standard
In cosmos können grundsätzlich alle Dateiformate archiviert werden. cosmos kann folgende Dateiformat-Typen in archivtaugliche Dateiformate umwandeln:
- sämtliche Office-Formate (Microsoft Office, Open Office, Libre Office), auch veraltete Formate
- E-Mails in unterschiedlichen Formaten
- Bildformate, sowohl Rasterbilder wie jpg, tif, jpg2000 oder auch vektorisierte Bilder wie EPS
- Audio- und Videoformate
Archivbare Detailsformate
In cosmos können grundsätzlich alle Dateiformate archiviert werden. cosmos kann folgende Dateiformat-Typen in archivtaugliche Dateiformate umwandeln:
- PDF/A-1, PDF/A-2
- Tiff
- Text
- Wave
- Videoformate nach Absprache
Jetzt First Mover für cosmos werden und viele Vorteile genießen
Eine Aktion für Alle, die das Thema Archivierung endlich professionell und unkompliziert angehen wollen.
Franz Noll, CEO
cosmos Preservation GmbH
Verena Köck, Project Manager
cosmos Preservation GmbH
