Im heutigen digitalen Zeitalter, in dem Informationen in rasantem Tempo generiert und konsumiert werden, stehen Archivare und Archivarinnen vor der Herausforderung, einen effizienten Umgang mit einer stetig wachsenden Menge an digitalen Archivmaterial zu gewährleisten.
Hier kommt unser cosmos an Lösungen ins Spiel – bestehend aus dem AIS (context), dem digitalen Langzeitarchiv (feeder & box) und dem digitalen Lesesaal (sirius), die sich als unverzichtbare Werkzeuge für Archivare etabliert haben. In diesem Blogbeitrag werfen wir einen genaueren Blick auf die Gründe, warum context, feeder&box und sirius für Archivare von entscheidender Bedeutung sind.
Die Herausforderungen der digitalen Archivierung
Die Archivierung von physischen Dokumenten unterscheidet sich im Vergleich zur Archivierung von digitalen Daten. Die digitale Welt bringt ihre eigenen Herausforderungen mit sich. Dateiformate ändern sich, Speichermedien haben eine begrenzte Lebensdauer, und die Technologie entwickelt sich in einem atemberaubenden Tempo. Dies führt zu der Frage: Wie können wir sicherstellen, dass unsere digitalen Schätze auch für kommende Generationen erhalten bleiben?
Die Herausforderungen in der Archivverwaltung sind vielfältig und erfordern innovative Lösungen, die sowohl effizient als auch benutzerfreundlich sind. In diesem Zusammenhang spielt unser cosmos: context, feeder&box und sirius eine entscheidende Rolle.
context: Das Archivinformationssystem
context ist ein leistungsstarkes Archivinformationssystem, das Archivaren eine benutzerfreundliche Oberfläche, effiziente Bearbeitungsmöglichkeiten und umfassende Organisationsfunktionen bietet. Das System bietet übersichtliche Formulare, die eine präzise Bearbeitung von Records ermöglichen.
Die Rasteransicht erlaubt zudem die gleichzeitige Bearbeitung mehrerer Records, was den Arbeitsfluss erheblich beschleunigt. Die hierarchische Anordnung im Tektonik-Baum erleichtert die Organisation von Archivmaterialien, während automatische Referenzcodes die Verwaltung optimieren. context folgt dem Records in context (RiC) Modell für die Erfassung von physischem Archivgut und bietet Anpassungsfähigkeit durch maßgeschneiderte Formulare.
Als cloudbasierte Lösung in der A1/Exoscale Cloud gewährleistet context mühelosen Zugang über die bewährte Authentifizierungstechnologie von Keycloak. Flexible Rollenzuweisungen sorgen für die Sicherheit sensibler Daten. Die nahtlose Integration von cosmos-Produkten bietet eine umfassende Lösung für die Einführung und Aktualisierung von Archiven auf Basis der gängigen Standards. Zusätzlich bietet context komfortable Import- und Exportmöglichkeiten sowie die Veröffentlichung von Metadaten über eine API für sirius, den digitalen Lesesaal.
Da context auch darauf ausgelegt ist, in reinen Papierarchiven eine optimale Unterstützung zu geben, bietet es eine einfach Einstiegsmöglichkeit in die Digitalisierung des Archivs und in unseren Lösungs-cosmos.
Alle Funktionen von context
- Benutzerfreundliche Oberfläche
- Effiziente Bearbeitung durch übersichtliche Formulare und Rasteransicht
- Hierarchische Anordnung im Tektonik-Baum
- Automatische Berechnung des Referenzcodes
- Erfassung nach dem RiC Modell
- Maßgeschneiderte Formulare und Datenmodell
- Sicherheit in der A1/Exoscale Cloud und müheloser Zugang durch Keycloak
- Migration und Einführung von Archiven durch ISAD(G) Standards
Was ist Ihr nächster Schritt zu einem verlässlichen Langzeitarchiv?
Ich wünsche eine organisatorische Beratung.
feeder&box: Die Lösung für Langzeitarchivierung
Die Herausforderungen der Langzeitarchivierung begegnen Archivaren in Form von veralteter Hardware und Software, unzureichend dokumentierten Formaten, dem Verlust des Layouts bei getrennter Speicherung von Inhalt und Layout sowie Schutzrechten.
Die technische Lösung erfolgt mit dem digitalen Langzeitarchiv, das auf dem OAIS-Standard basiert und elektronische Archivalien langfristig auffindbar und lesbar hält. Durch die Nutzung als Cloud-Lösung bietet cosmos eine zuverlässige und sichere Archivierung, stets auf dem neuesten Stand von Hard- und Software. cosmos ermöglicht eine automatisierte Konvertierung von über 150 Dateiformaten, und die regelmäßige Überwachung gewährleistet die langfristige Nutzbarkeit aller archivierten Materialien.
Folgende Aufgaben der digitalen Langzeitarchivierung werden mit cosmos unter Zuhilfenahme des OIAS-Standards übernommen:
- Aktuellste Hard- und Software (Cloud-Lösung)
- Monitoring von Dateiformaten und Standards (Preservation Planning)
- Vollautomatische Archivierung durch Schnittstelle (DMS, eAkte-Systeme) möglich
- Implementierung von digitalen Materialien und Metadaten nach internationalen OAIS-Standards
- Prüfung der Daten auf Viren
- Prüfung auf beschädigte Daten und schreibgeschützte Dateien
- Prüfung auf Echtheit der Daten und Schutz vor nachträglicher Veränderung (Datenintegrität)
- Formatkonvertierung der Daten, um unlesbare Dateiformaten vorzubeugen
sirius: Der Digitale Lesesaal
sirius ist nicht mehr nur ein Ort, um Dokumente anzuzeigen, sondern ein Raum, um Geschichten zu erleben und Vergangenheiten aus verschiedenen Blickwinkeln zu erforschen.
Die Architektur von sirius ist robust und zukunftsweisend. Der SOLR-Index und ein spezifisches Datenmodell ermöglichen die effiziente Verwaltung und Organisation von Metadaten aus verschiedenen Quellen. Der Indexer importiert Metadaten und bietet die Flexibilität für kundenspezifische Logik, um Metadaten zu filtern und zu transformieren. Die Sicherheit und Verwaltung von Rechten sind Schlüsselkomponenten von sirius. Durch die Integration von Keycloak für Authentifizierung und Benutzermanagement bietet es Single Sign-On-Möglichkeiten und zwei klare Rechtestufen: öffentlich oder privat. Diese Struktur ermöglicht eine differenzierte Zugänglichkeit zu Archivmaterialien je nach den Bedürfnissen des Archivs.
Mit Hilfe der CMS Funktionalitäten auf Basis der Open-Source Lösung drupal kann die Darstellung nach außen angepasst und spezielle Digitalisate hervorgehoben werden.
sirius ist nicht nur eine Lösung für heute, sondern auch für die Zukunft. Der Ausblick auf die Weiterentwicklung zeigt, dass die Plattform kontinuierlich wächst und sich an die sich verändernden Anforderungen anpasst. Von Bestellwesen über Exportmöglichkeiten bis hin zu Ausstellungen und Künstlicher Intelligenz – sirius bleibt nicht stehen, sondern gestaltet aktiv die nächste Generation des digitalen Lesesaals.
Alle Funktionen von "docuteam sirius"
- Die Nutzung eines digitalen Langzeitarchivs ebenso die Nutzung eines reichen Archivkatalogs.
- Die Bereitstellung der Digitalisate und die Recherche über alle Metadaten und über den Volltext der archivierten Dokumente.
- Die Auswahl der Meta- und Nutzdaten, die publiziert werden sollen.
- Merklisten, um Verzeichnungseinheiten vorzumerken.
- Verschiedene Suchmöglichkeiten: Einfache Suche, facettierte Suche, Expertensuche, Suche über Normeinträge, Suche über die Archivtektonik (Baumstruktur).
- Die Erstellung von kuratierten Seiten: Dank integrierter CMS-Funktionalitäten, wird es möglich sein, die Seiten des Archivkatalogs graphisch und inhaltlich zu personalisieren.
Fazit: Die Brücke zwischen Vergangenheit und Zukunft
Die Kombination aus context, cosmos und sirius bildet eine umfassende Lösung für Archivare und Archivarinnen, die den Herausforderungen der digitalen Archivierung gewachsen ist. Diese Produkte ermöglichen nicht nur die effiziente Verwaltung von Archivmaterial, sondern schaffen auch eine Brücke zwischen der Vergangenheit und der digitalen Zukunft.
Die Investition in diese Komplettlösung legt den Grundstein für nachhaltige Archivierung und gewährleistet den Zugang zu kulturellem Erbe für kommende Generationen. In einer sich ständig wandelnden digitalen Landschaft sind context, cosmos und sirius die Schlüssel, um die Schätze der Vergangenheit für die Zukunft zu bewahren.
Autorin des Blogposts
Verena Köck
cosmos Preservation GmbH
